AJUDA DE CUSTO, CARTÕES DE CRÉDITO CORPORATIVO E DESPESAS DE VIAGEM

1. AJUDA DE CUSTO
   1. A Reforma Trabalhista traz NOVO POSICIONAMENTO quanto à ajuda de custo: ainda que as importâncias sejam habituais, pagas a título de ajuda de custo, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de encargo trabalhista e previdenciário, desde que comprovadas as despesas. Mas ressaltamos que para ocorrer tal enquadramento as verbas devem ser para o trabalho, o cargo e descrição de atividades devem informar as atividades externas que o trabalhador realiza.

• A Receita Federal criou um código  para receber a informação sobre Ajuda de Custo dentro do especificado. Conforme NT 11/2019 de ajustes do leiaute versão 2.5, o código valido para o lançamento destas despesas é o 1603 – AJUDA DE CUSTO.

• CARTÕES DE CREDITO CORPORATIVO  
  • O ponto de atenção é que o cartão seja para pagamento de despesas, em virtude do trabalho (alimentação, hospedagem, combustível) e que haja prestação de contas. Desta forma não haverá risco.
  • Importante ressaltar que a Receita Federal tem divulgado na mídia que tem conhecimento que as empresas utilizam os cartões de crédito corporativo para pagar parte dos salários dos Diretores e Gerentes deixando empresa e empregados de recolher os encargos.
  • Para chegar às empresas com irregularidades, a Receita tem usado as informações encaminhadas pelas operadoras de cartão de crédito ao Fisco. A Lei Complementar 105, de 2001, abriu a possibilidade de a Receita ter acesso a essas informações, além de outros dados bancários dos contribuintes e intensificou esse tipo de fiscalização.
  • As declarações fornecidas pelas operadoras de cartão de crédito serão cruzadas com os dados de contabilidade das empresas. De acordo com a Receita Federal, não é comum que empresas paguem despesas correntes e operacionais com cartões de crédito. Na análise da contabilidade das empresas, é possível identificar a irregularidade porque os gastos desses cartões são registrados lá. O rastreamento dos beneficiados é simples porque todos os cartões têm a identificação do usuário, não podendo ser usado por terceiros, detalha o Fisco:
  • Um detalhe importante se a Receita autuar a empresa os empregados beneficiados pelos cartões de crédito corporativos também terão que apresentar declaração retificadora de IR, com os rendimentos omitidos e pagar multas que podem chegar a 225%.

• DESPESAS DE VIAGEM
  • Observar as definições de diárias de viagem determinadas inciso XIII do art. 39 do RIR/99 e Lei 7.713 de 22/12/1988 art. 6 e inciso II “as diárias destinadas, exclusivamente, ao pagamento de despesas de alimentação e pousada, por serviço eventual realizado em município diferente do da sede de trabalho, inclusive no exterior”, constituindo, portanto, condições dadas pelo empregador para que o trabalho seja realizado e não uma retribuição pelos serviços prestados. É importante o entendimento de que todas as verbas pagas com essas características, mas que atualmente tem denominações diferentes na empresa tais como: reembolso de despesas terão que transitar pela folha de pagamento e serão relacionados a um código de reembolso de despesas da tabela de rubricas da Receita Federal. Para a Receita não importa a nomenclatura que a empresa atribuiu a verba e sim sua natureza.
  • Requisitos a serem observados no pagamento das diárias para viagem para que não haja risco para a empresa:

Diárias de viagem:

a) o empregado realize serviço externo, não havendo justificativa para o pagamento a empregado que só trabalha internamente;

b) haja habitualidade, necessidade contínua do pagamento, ou seja, que o serviço externo seja sucessivamente realizado;

c) não haja a necessidade de comprovação das despesas efetuadas, o que vale dizer que, se o valor pago for superior às despesas efetuadas, o empregado ficará com o excedente. Lembramos, porém, que, embora a legislação não exija a comprovação das despesas efetuadas, deve haver relação entre os valores gastos e o valor pago a título de diárias, não significando, porém, que os valores devam ser idênticos, mas, em uma comparação entre as quantias, não deve haver desproporção que permita a fiscalização caracterizar como remuneração disfarçada de diárias.

• As diárias para viagem não integram o salário do empregado, desde que tenha todos os comprovantes de despesas.
• Ressaltamos que todas as despesas com comprovantes e com CBO e Descrição de Atividades que informam o trabalhador tem atividades externas não geram tributações.

• Orientamos que as Diárias de Viagens reembolsadas ou pagas a título de Adiantamento de Despesas ao Trabalhador devem ser lançadas em folha de pagamento. O ponto de atenção é sempre a CBO e a Descrição de Atividades contemplar serviços externos.

Na Tabela 3 – Natureza das Rubricas da Receita Federal consta o código abaixo referente a Diárias para Viagem.

1650

Diárias de viagem

Diárias de viagem ao trabalhador

NOTA: As despesas com as viagens pagas diretamente para a Agência de Viagens não serão lançadas em folha de pagamento por ser uma relação entre pessoas jurídicas. Mas aquelas pagas como reembolso em dinheiro pelo Caixinha ou em conta corrente terão que ser lançadas em folha de pagamento e o enquadramento na natureza jurídica; o que determina as tributações dependerão destas despesas terem comprovantes. Ressaltamos se não tem comprovantes, para a Receita Federal é prêmio.

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